Privacyverklaring

1. Algemeen

SMAC hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. SMAC houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

 

Als SMAC zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

SMAC

Zetel:  Ossenwegstraat zn, 3803 Runkelen

Emailadres: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Telefoon: Geen

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door SMAC verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van SMAC (uitvoering overeenkomst)
  • Om lid te worden bij het VML.
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

3. Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen  de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen  :

  • Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
  • Rijksregisternummer

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties

  • Sportfederatie VML.
  • Vrijwilligers van het G-Force evenement.

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (nv. G-Force).
  • het bekomen van het tijdschrift Tijdingen via het VML.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.

Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft.  Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

6. Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18  jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

7. Bewaartermijn

SMAC  bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. SMAC  verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 25 jaar na laatste gebruik. In de praktijk komt het geregeld voor dat leden er tijdelijk mee stoppen en zich na enkele jaren weer inschrijven. Om dit proces te vergemakkelijken is het handig te kunnen rekenen op de beschikbare persoonsgegevens.

Ook kunnen en zullen deze persoonsgegevens gebruikt kunnen worden

  • om raad of hulp in te winnen voor de werking van de club te verzekeren of
  • informatie of hulp omtrent onderhoud van bestaande infrastructuur van de club te verkrijgen

8. Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens SMAC van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een toegansbeleid op persoonsgegevens aanwezig op IT-infrastructuur.
  • Papieren document met persoonsgegevens worden bewaard in een afsluitbare ruimte alleen toegankelijk voor bevoegden.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben.  Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren. 

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

10. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijziging privacyverklaring

SMAC  kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 12-01-2019.

 

U kan deze privacyverkaring ook hier downloaden.